Ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn lực doanh nghiệp – Hiện trạng và xu thế

Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó…

Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng, ban, các chức năng của công ty lại trong một hệ thống phần mềm duy nhất để dõi hơn tổng hợp hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau.

Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì?

Từ này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho Phân hệ Quản lý & Hoạch định nguồn lực Sản xuất (MRP -Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp nói chung chứ không chỉ cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.

Thông thường ở doanh nghiệp, mỗi phòng ban sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng ứng dụng riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó khăn, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì tích hợp hết tất cả những ứng dụng “silo” lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau (Như hình 1).

Hình 1. Các chức năng chính của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP

Các chức năng chính ERP trong hoạt động điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một Lãnh đạo cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: ERP có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…

Trên đây chỉ là một số ứng dụng cơ bản tiêu biểu, ngoài ra ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng rãi khác.

Phân loại ERP ở Việt Nam hiện nay:

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 2 loại phần mềm ERP cơ bản đó là:

• Các phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.
• Các phần mềm ERP trong nước: Hiện này, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP trong nước với nhiều năm kinh nghiệm và ứng dụng được công nghệ cao từ nước ngoài. Hơn hết, các phần mềm này thuần Việt nên có chi phí hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán trong nước.

Hạn chế của ERP

Với bản chất Con người thường không thích thay đổi, trong khi đó ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới. Đây cũng là một trong những lý do khiến đa phần nhiều dự án ERP bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn và hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác. Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn thông qua tự động hóa các công việc, Tuy nhiên điều quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại là do bản thân con người, doanh nghiệp đó không chịu thay đổi cách thức vận hành. Trong một tổ chức, một con người không chịu thay đổi sẽ làm chậm tiến độ của một tập thể con người đó.

Một hạn chế tiếp cận ERP cũng về vấn đề con người. Vì ERP minh bạch hóa mọi thứ, tất cả đều được hệ thống quản lý nên hạn chế tối đa các vấn đề tham nhũng.

Ngoài ra ERP cũng có những hạn chế nhất định ngay cả với các phân hệ của chính mình. Có một số công ty chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, thế nên họ mới dùng thêm một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán chẳng hạn) để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để cho ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng.

Một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền, đó là những người lãnh đạo không quyết tâm ứng dụng và chưa có cái nhìn tổng quan, Lãnh đạo chỉ chỉ đạo xuống cho các phòng CNTT thực hiện trong khi cần sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc triển khai ERP. Mỗi phòng chỉ biết rõ nhu cầu của mình, phòng CNTT lại không rõ về quy trình của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai. Phải giải quyết cho được sự phối hợp này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích như những gì nó vốn có. Vì vậy, để ứng dụng ERP hiệu quả, cần sự quyết tâm, tư duy mới của Lãnh đạo doanh nghiệp

Trong vòng 10 năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp đã liên tiếp triển khai thành công giải pháp phần mềm ERP. Theo các nghiên cứu, doanh thu của hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đều có sự tăng trưởng lớn so với trước khi sử dụng. Cụ thể là sau khoảng 3 năm triển khai, trung bình doanh nghiệp sẽ tăng trưởng hơn trước khoảng 18%, sau 5 năm, con số trung bình này lên tới 26%. Đây quả thực là những con số đáng mơ ước đối với mọi doanh nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề.

Ngoài ra, Giải pháp phần mềm ERP cũng giúp nhiều doanh nghiệp có thể tiêu chuẩn hóa quá trình làm việc, giúp cho mọi bộ phận vận hành trơn tru hơn, ít phát sinh lỗi hơn.

Cùng với sự phát triển vượt trội của ERP, ngày càng chứng tỏ được vị thế và tầm quan trọng của mình với doanh nghiệp, Cloud ERP, một trong những hình thức ERP hiện đại với công nghệ điện toán đám mây có thể sẽ dẫn đầu thị trường trong vòng 10 năm kế tiếp. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, việc bảo mật thông tin được đảm bảo hơn, giải pháp phần mềm Cloud ERP với lợi ích không cần cài đặt cũng như cung cấp các dịch vụ Mobile đi kèm, Yêu cầu duy nhất để triển khai là máy tính của người dùng có kết nối internet, Chính vì vậy, tại bất cứ nơi nào, thời gian nào cũng có thể sử dụng, truy xuất, tổng hợp các thông tin từ hệ thống cloud ERP của mình. Chính những điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí quản lý, bảo mật, đồng thời vô cùng linh hoạt trong việc vận hành và lưu trữ các dữ liệu cốt lõi.

Tại Việt Nam, điện toán đám mây đã và đang được ứng dụng rộng rãi, đặc biệt là các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tất cả đều nhằm mục đích mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất, tuyệt vời nhất, thu được hiệu quả cao nhất.

Đây chính là động cơ, xu thế thúc đẩy giải pháp ứng dụng phần mềm Cloud ERP trong quản lý điều hành, sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Tuy nhiên, yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của một doanh quan trọng nhất vẫn là con người. Sự lựa chọn đúng và thái độ đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp đi lên nhanh hơn, dẫn đầu ở mọi ngành nghề, lĩnh vực.

Nguồn: Internet